辦公自動化系統（OA）在中石油的應用

　　中國石油辦公自動化系統(oa)采用internet/intranet技術，基于現代信息管理學的理念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作。以提高中國石油辦公自動化水平，完善中國石油各部門公文、檔案等管理制度;推進各部門辦公的自動化、信息化和網絡的建設，同時提高網絡的利用率;在中國石油系統內部建立同意的辦公管理的信息網絡平臺;提高信息統計和分析的水平，實現預測和決策的輔助支持。

　　一、辦公自動化系統(oa)主要作用

　　(一)建立內部的信息通信平臺：建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。同時在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，推進了企業文化建設，例如企業門戶、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解企業的發展動態，大大增強公司的凝聚力。另外oa系統中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個有效渠道，調動員工關心企業、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。

　　(二)實現工作流程的自動化：變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、報表傳遞、文件管理、檔案管理、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。所有人員不需要離開辦公室，在微機上通過鼠標點擊，就可使文件隨來隨辦、隨辦隨發、隨發隨收，文件收發實現“零距離”、“零時間”，大大提高了文件上傳下達效率，縮短了文件流轉周期，不僅降低了機關工作人員特別是文書人員的工作強度，增加了承辦部門辦理時間，還有效提高了辦文、辦公質量和效率。

　　(三)實現文檔管理的自動化：可使各類文檔能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔內容進行分門別類管理，按權限進行使用和共享。同時也可以把培訓員工的材料知識、規范制度以及所有有價值的文稿資料都納入系統中，供新老員工以各種形式進行學習和培訓。完全可以不受時間、空間的限制。

　　(四)實現分布式辦公：作為大型企業，部門眾多、人員眾多，分支機構異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時還存在信息的誤傳。自動化辦公變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　(五)推進了無紙化辦公，節省企業的辦公費用支出：將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。

　　(六)搭建知識管理平臺：現代oa系統的核心是知識的管理，目的幫助企業發現現有和潛在的知識，并在恰當的時候將正確的知識傳遞出去，使企業員工在實踐中學會采用最為合適的行動，避免重復錯誤和重復勞動。系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

　　(七)增強領導監控能力：強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

　　二、辦公自動化系統(oa)目前使用現狀、存在問題以及改進建議

　　2005年系統實施至今，基本滿足了中國石油的遠程通訊需求，無論是總公司用戶、領導或是外地分支機構及出差在外人員都可以遠程通訊及時的訪問公司內數據資源。但隨著社會的發展和管理理念的更新，辦公自動化系統(oa)也存在一些不適應企業發展新形勢需要的弊端。

　　(一)安裝類問題。oa在安裝過程中，使用的時間正字庫中方正仿宋簡體、方正小標宋簡體等少量字體，但使用過程中發現完整的方正字庫51個字體中含有大量繁體字體，有必要精簡一下安裝程序中集成的方正字庫，讓安裝包更加小巧一些。其次在正常運行中文件模板損壞是常有的事，建議在本機安裝完之后自動備份模板文件，模板損壞時可以一鍵恢復，減少重新安裝系統的麻煩。

　　(二)使用類問題。1.辦公自動化系統(oa)中收發文治理存在的問題及對策。一是企業發文傳送到的用戶，流程無法進行用戶是否打開有關文件的跟蹤，文件治理人員也不知道文件送過去后，使用人員是否查看;oa中傳閱方式希望設計一個直觀統計被傳閱人是否已閱的界面;二是沒有作廢文件標識或作廢文件專欄，作廢文件與現用文件無法分開，也無法在文件上加注作廢標識;2.oa系統中郵件治理存在的問題及對策。內部電子郵件的用途是傳送用因工作需要的非正規材料。但是在應用中，有些郵件涉及重要的生產資料、工作方案等企業內部重要資料，在郵件傳送過程中，沒有流程跟蹤。因此，重要材料發郵件時無法實現痕跡治理。

　　三、辦公自動化系統(oa)中石油企業的重要作用

　　2005年系統實施后至2011年，從各方面提高中國石油的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率，從而提高中石油的經濟效益和社會效益。現代企業要想在激烈的市場競爭中爭得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，這是企業取勝的必備條件。企業的信息化保證企業全方位得到最新信息。通過辦公自動化系統，我們可及時掌握市場信息，正確決策，從而以最快的速度、最好的產品、最低的價格、最好的服務，參與市場競爭，以達到企業取勝之目的。