OA系統數據整合(3):請假管理

OA行業發展至今，已經遠遠超過了傳統意義上的“無紙化辦公”，或“辦公自動化”等老概念所描述的應用。新興的OA系統在智能性、整合性應用上已經取得了突破性的進展，這時行業已經找到一個更貼切的詞語來替代OA，那就是“協同”。 

關于“協同”，具體來說包括四大類：人員的協同、流程的協同、數據的協同、資源的協同，構成了企業完整的經營管理活動。其中數據的協同是當前OA系統的應用重點，也就是華天動力最新提出的工作流2.0，其含義是：不但要實現OA系統內部的數據整合，又實現OA系統和其他業務系統之間的數據整合，消除信息孤島，減少重復工作。 

說到OA系統的數據整合，其實這些年來廠商和用戶一直在熱烈探討，卻缺乏實踐案例。為了填補這個空白，最近華天動力發布了一系列數據整合方面的案例，包括借款與報銷、預算與費用等，這次我們看到的是一個關于請假管理方面的數據整合應用。 

一個簡單的請假管理流程，為什么還要進行數據整合呢？通過華天動力OA辦公系統提供的案例可以看到，請假單可以直接關聯請假人的請假歷史。無論這個請假記錄是保存在OA系統中，還是HR系統中，都可以自動提取過來，為審批人提供決策依據，一項小的改進可以大大提升工作的便利性。

如下圖一所示，是大連富強企業集團在華天動力OA系統中使用的“病假請假申請單”，申請人在填寫這個表單的時候，能夠直接看到自己一年內的請假歷史。這些數據來自于OA系統內部，是對以往審批完成的請假單的匯總，根據這個請假歷史，申請人就可以更合理的安排自己的假期。 

 
圖一：OA系統內部請假數據關聯

而如下圖二所示，這是上海利眾集團在華天動力OA系統中使用的“員工請假申請單”，這張表單主要用于由申請人給自己的下屬提交請假申請。申請人在填寫申請單時，只要輸入員工的工號，系統就會自動從HR系統中提取該員工的姓名、部門、職務，同時該員工的所有請假記錄也被提取過來，一目了然，為申請人和審批人提供了準確的參考。 

 
圖二：OA系統外部請假數據關聯

顯然，OA系統自動從系統內、外提取請假記錄，直接顯示在申請單上，對審批人來說是非常有用的。比如人事部經理在審批一個請假單的時候，發現某員工近期頻繁的請病假，那么到底是該員工真的生病了，還是另有原因呢？他可以找來該員工的主管了解情況，如果真的是生病了，就建議員工好好檢查一下；如果是另有原因，就調查一下到底是怎么回事，以便及時解決問題，防止突發事件。

可以想象，如果申請單上沒有員工的請假歷史記錄，那么審批人就要完全靠自己的腦袋去記憶了，想起來了還好，想不起來可能就做出了錯誤的審批，掩蓋了問題。當一個公司有幾百、幾千、甚至幾萬人的時候，再好的腦袋恐怕也靠不住了。 

可見，OA系統的數據整合并非石破天驚的應用，而是解決了企業中點點滴滴的實際問題。這種應用就像水泥一樣，用來抹平、粘合石頭和磚塊之間的縫隙，讓大廈更加牢固，讓企業更加健康。