協同OA承上啟下 信息化打造智慧辦公

    早在2000年，全球最具權威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner(高德納咨詢公司)率先提出了“協同商務”的概念，使協同軟件開始在我國逐步興起。我國協同軟件2002年走上了協同軟件的準備和產品研發階段，從2003年開始逐步推向市場、面向用戶，從2004年底開始，我國協同軟件的需求呈現出爆發性增長態勢，用戶對于協同軟件的需求點，也逐步轉向工作流管理，用戶應用協同軟件的目的，由溝通變成了“使團隊協作工作節點有條不紊的推進”。

　　2005年，國內媒體就曾經樂觀的估計“我國協同軟件已經趕上甚至超越國際水平”。 在新經濟時代，由于企業的商業體系越來越復雜，客戶越來越分散，上、下游伙伴聯系越來越緊密，而地理位置卻分散在全球各地，并處于不同的時區。

　　用戶選擇協同軟件的需求也發生了變化。一方面危機促使用戶加強內部管理，以挖掘內部潛力，減少內部消耗，應對外部環境危機;另一方面，客戶開始關注協同軟件的核心應用，企業信息門戶(EIP)、業務流程整合、知識管理及管理理念成了關注的重心。

　　然而，經過多年的市場滌蕩，市場上現存的廠商仍有數百家之多，如何從眾多OA(www.whir.net)廠商中選擇一款適合自己的產品，我們需從以下幾個角度進行分析：

　　信息迅速傳達到所有目標人員

　　通過在協同管理軟件中發布通知、制度、新聞、辦事指南等并且設立查看權限，所要傳達的任何信息都能迅速傳達到全球各地的移動辦公的人員、分支機構、代理商、下上游垂直管理單位等等。

　　積累大量無形資產

　　單位制度、流程、專家技能、經驗知識、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來，隨時隨地全球員工都可以共享，積累了最寶貴的資產。

　　迅速找到自己需要的文檔、資料

　　通過在協同管理軟件中管理各部門的工作結果，資料，使得部門內部、部門之間能夠方便地共享信息，員工快速得到組織給予員工的幫助，得到自己需要的資料，不再需要打電話、找文件、尋找他人幫助、查找電子郵件等等，依靠個人的協調能力獲得資料。

　　流程得以規范，減少人為錯誤

　　使用協同辦公管理軟件可以梳理組織的流程，把流程的各種規則固化下來，讓每個人按規定的流程規則運轉，每個參與流轉的人無需要記憶各種復雜的流轉規則，減少用人腦去判斷流程的流向而在復雜的流程中不可避免的錯誤。

　　流程運行速度與效率可以大大提高，減少協作工作成本

　　使用協同辦公管理軟件可以輕松實現遠程和移動辦公，解決時間和空間的問題，實現事務處理“零響應”，每一個參與流轉的人無需要考慮時間與空間的問題，辦理完畢即刻進入下一辦理人，實現流程在各個環節之間的零傳遞時間。

　　分析流程各環節辦理效率

　　通過協同辦公管理系統可以快速分析組織哪個環節辦事效率高，哪個環節辦事效率低，便于快速把脈哪個部位流通不暢，作出治療方案。

　　用流程為紐帶整合各個孤立的數據，實現全面的協同

　　通過工作流作為總線來連接企業內外各種業務相關的異構系統、應用以及數據源，從而把各個既有的孤立的應用象PC的各種零部件一樣接入這個總線，從而構成一個整合的企業業務系統。

　　掌握業務情況, 實現實時的管理監控

　　在OA辦公系統中各種情況可以隨時隨地查閱各種資料，查閱各種流程審批情況，查看下達的工作任務開展情況，辦事人員也可以通過流程實時監控各環節辦理情況和目前進展到什么情況，辦理完畢業務人員可以對相關數據進行分析。

　　領導可以有計劃地安排時間，排除打擾，不再被各種請示、報告、請款單打斷工作思路

　　領導可以按自己的時間計劃審批流程，查看下屬工作情況，約見客戶，避免大量無計劃的請示、匯報、電話詢問等等。

　　溝通成本更低、溝通方式更加豐富，溝通效率大大提高

　　通過協同辦公系統可以打破組織邊界與地理位置邊界，員工可以通過郵件、即時通迅、論壇、短信多種方式進行溝通，并且以這些溝通方式為手段把信息推送給員工，溝通形式更加豐富，效率更高。

　　從而全面整合各個孤立的數據，大大節約時間，提高決策效率。

　　實現企業文化的建設

　　協同辦公系統是新形勢下企業文化建設的最好工具，因為協同辦公系統是面向企業內部員工的常用的辦公工具，比如已經在協同OA行業深耕細作了14年的萬戶OA產品--ezOFFICE中就設立了專門的欄目發布企業的文化理念體系、或經常性的在論壇中探討企業文化，或將企業的簡報通過ezOFFICE發布.....，這一切都形成一種無處不在，無時不在的文化氛圍。

　　實現無紙化辦公，節省紙張成本

　　利潤是每個企業追求的最終目標,在產出相對固定的情況下如何減少成本也是利潤最大化的重要方法，在日常的辦公中發個通知需要發大量的文件到企業各部門，做個會議紀要需要發文件到很多相關人員，紙張無所不在，鋪天蓋地，您一定為每年高昂的辦公成本發愁，而這些煩惱，OA辦公系統統統為您解決——讓通知，會議紀要通過系統自動下發，讓生產訂單通過系統自動流轉，讓工作匯報通過系統自動找您，讓您的辦公室不再堆滿各種文件，大大節約您單位的紙張成本。

【轉載自IT專家網】http://esoft.ctocio.com.cn/84/12280584.shtml

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