如何用OA系統做好個人審批文件管理

　　一、問題背景

　　當前階段，各種文件、單據的流轉審批可能是OA系統中最重要的一項應用。據華天動力介紹，在很多中等規模的企業，每天在OA系統上審批的流程達到上百項，甚至有的大型企業達到幾百項，這些流程貫穿了企業的各種辦公、業務活動，和不同的部門、崗位、人員。

　　一般來說，職位越高的人每天審批的流程也就越多，在很多時候，審批人都需要對自己審批過的文件、單據進行查閱，典型的問題如：

　　我能夠集中、隨時的查看所有經過我審批的文件和單據么？

　　在我之后的審批記錄能夠看到么？

　　代理人審批過的文件，我能夠看到審批記錄嗎？

　　我剛剛提交審批單，卻發現有個地方需要修正，能追回重審么？

　　二、解決辦法

　　在傳統的辦公方式中，審批過的紙質文件是需要歸檔保存的。所以，如果審批人需要查閱審批過的文件，只能到檔案柜里面去翻找，這顯然是一件既費時、又費力的活兒。

　　而在OA系統中，這件事情就變得太輕松了，因為審批人隨時、隨地都可以方便的查看自己審批過的所有文件和單據，包括代理人審批過的文件和單據。在以工作流見長的華天動力OA系統中，這項功能叫“經我審批”。

　　在“經我審批”列表中，審批人可以查看所有自己審批過的表單的內容、審批狀態和審批記錄(可參見www.oa8000.com)。對于自己提交完成的審批，只要下一步審批人還沒有進行審批，就可以隨時收回重審，如下圖示：

　　圖1

　　在“經我審批”窗口中，華天動力OA系統提供了強大的查詢功能：

　　一種方式是通過文件的主題關鍵詞、日期、審批類型、審批模板、審批狀態來查詢。

　　另一種方式是“表單內容查詢”，這是一種可視化的視圖查詢方式。打開一個表單，如“業務招待費申請單”，在表單任意輸入框填寫內容，如在“招待酒店”一欄中填寫北京飯店，就可以查詢到所有涉及到北京飯店的業務招待費用單了。

　　圖2

　　事實上，這樣你就可以按照表單中的任意一個內容來查詢審批單了，這可是所有OA系統中獨一無二的設計。

　　三、應用故事

　　例會結束。

　　辦公室主任劉明對信息中心主任姜程說道：“姜程，我覺得咱們OA系統上【審批流轉】這個功能里面最有用的就是【經我審批】了。”

　　姜程心想，【經我審批】算什么啊，很多更有用、更先進的功能你還沒用上呢。但他顯然不會那么說的，“是么，你覺得怎么有用呢？”

　　“你看，在【經我審批】窗口，我能夠查看到所有自己審批過的文件，除了查看自己的審批記錄外，更關鍵的是能夠方便的看到我后面領導的審批意見，這樣就可以了解自己的想法和領導的想法是否一致，再遇到類似的事情就知道如何處理了。如果沒有OA系統，我總不能去問領導是怎么批的吧，也不能跑去跟申請人說，我看看你的申請單上領導們是怎么批的，對吧。”

　　姜程明白，對于辦公室主任這個角色，對領導關系是非常敏感和重視的。他說：“是啊，這個功能看起來簡單，但對你來說卻非常重要，以前不可能辦到的事情，現在只是舉手之勞。”

　　“是啊，這要謝謝你們呢，呵呵”

　　回到座位上，姜程心想，自己的想法有失偏頗。對最終用戶來說，任何功能用得上就是好，用不上就是不好，而不是技術上的高深或則先進。而且這個功能用起來越簡單越好，看似簡單，實則不簡單，因為沒有相當的功力，是做不到化繁為簡的。想到這里，他不禁微笑了一下。