拒絕裸奔,談OA辦公系統價值提升

　　中國的企業使用OA辦公系統來優化企業的溝通、協作管理，提升執行效率，已經取得了非常明顯的成果�？墒�，在很多企業，OA辦公系統的價值仍然遠未發揮出來。

　　“公司用OA三年多了，跑了不少流程，但主要應用于行政、財務、人事這些職能部門，其它部門除了報銷幾乎不用……也并非一定要他們用，也在努力尋找他們的需求，想問一問大家在運維的過程中，如何提升OA的價值？”

　　在國內最大的CIO實名社區火花網上，某企業IT主管任先生提出了這樣一個問題：做為一個甲方的OA運維人員，如何提升OA的價值？

　　任先生所提出的問題，其實在很多企業都存在。作為面向行政辦公，或者說組織行為管理的OA系統，因為很少涉及到企業的核心業務管理，所以在很多企業內就像一個跑腿的“小角色”，做些文檔傳遞與共享、信息發布與交流、文件和單據的審批這樣的簡單工作，甚至在一些企業，這些簡單的應用也沒有做好。打開OA系統，里面空空蕩蕩的，就像在裸奔。

　　OA系統的價值顯然遠不止此，OA系統將先進的管理理念和辦公方式，通過軟件技術和網絡技術進行了工具化，以事務和項目為中心，幫助組織建立通暢的信息交流體系、有效的協作執行體系、精準的決策支撐體系，來提高組織內部的管理和辦公能力，建立協調統一、反應敏捷的高水平執行團隊，這正是一個企業最核心、最持久的競爭力。

　　對于任先生問題，某企業的信息管理中心主任趙先生回復了自己的三個觀點：

　　1、OA運用好，價值是客觀存在的，只是因為沒有總結和表達;

　　2、要想OA應用好，又能顯性地體現價值，只有從存在的重要問題和重要需求出發，滿足這個需求或解決這個問題角度去推動OA應用;

　　3、發現和識別什么是“存在的重要問題和重要需求”，在企業里需要熟悉業務，也需要一定職位，否則，你無法發現公司里的“存在的重要問題和重要需求”;“存在的重要問題和重要需求”可能是老板和決策層提出的問題，要有渠道了解這些問題。

　　趙先生的回答顯然非常有高度，屬于一種方法論，從理論上清晰的解釋了提升OA系統價值的方法和思路。這種正確的思維方式，無疑是做好任何信息化工作的前提和基礎。

　　而來自大連華天軟件有限公司(華天動力)的馬先生也從實際應用角度出發，回復了自己的觀點：

　　不說大道理，說點具體的提供火花。如何提升價值要根據企業的業務、管理特點來做，大致來說，是否可以整合更多的業務流程進來(這其實是OA發展的一個重要趨勢);是否可以和其他業務系統集成，并提供整合系統內外部數據的統計報表(這也是重要趨勢);是否可以將文檔(知識)管理功能和論壇用好，形成知識管理和工作探討的良好氛圍，建立學習性文化和學習型組織;是否可以在OA系統中進行績效考核;是否可以將供應商或用戶的一些數據和流程整合進來……

　　顯然，因為華天動力身處OA這個行業，近十年來和全國上千家用戶一起探索OA系統的應用，所以馬先生對OA系統的應用現狀、重點和前景都看的比較清楚。在未來一段時間內，OA系統應用的重點，或者說價值所在正在于整合、處理更多的業務流程與數據，成為集辦公、業務、決策管理于一體的協同辦公平臺，成為企業信息、知識、數據、流程交匯的中心平臺。

　　筆者認為，對于一些行業和企業，如果仍然將OA系統完全用于行政辦公管理，也并非就是說沒有將OA系統的價值發揮出來。如果能夠將行政管理的功能用得充分，用戶使用好、粘性高，起到提升效率、規范管理、降低成本的作用，同樣是發揮了價值。

　　當今，務實的OA系統廠商也都非常重視產品價值在應用中的體現，如華天動力和九思軟件，在產品研發和實施中關注于幫助用戶解決企業的實際問題，并實現全員的高效率協同辦公，這就使得用戶能夠更好的發揮OA系統的作用，獲得最大的使用價值。

　　從這個角度看，OA系統價值的提升，也需要用戶和廠商的共同努力。